Una adecuada planificación logística y un minucioso control de gestión, son fundamentales para cualquier empresa de distribución. Y es que resulta de vital importancia una buena organización a fin de poder llevar a cabo un correcto proceso logístico.
Pero, ¿qué es la planificación logística y por qué es tan importante su correcta gestión para las empresas? En este completo post te lo explicamos.
¿Qué es la planificación logística en qué consiste?
La planificación logística es la primera etapa para la puesta en marcha de un proceso logístico. En esta etapa, juega un papel muy importante la ingeniería logística, ya que es la herramienta mediante la cual se puede planificar y organizar este proceso de puesta de en marcha de una forma profesional y eficiente.
Si no se lleva a cabo, es más que probable que la empresa en su actividad diaria, sufra todo tipo de inconvenientes y una organización poco eficaz que puede hacer de la tarea de control logístico un caos y un proceso tedioso y mal gestionado.
Pero, te preguntarás, ¿en qué consiste exactamente la planificación logística y qué funciones desempeña?
Pues bien, la planificación logística se encarga de:
- La asistencia y asesoramiento en el proceso de puesta en marcha de un proceso logístico.
- La realización de tareas de capacitación y adiestramiento del personal en el manejo de los flujos de mercancías y la forma más eficiente de utilización de las instalaciones.
- La organización previa de las tareas necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa y a quién se asignan las mismas.
- La estrategia, técnicas y métodos empleados durante la gestión de procesos logísticos.
- Realización de expedientes e informes indicando todas las necesidades del cliente para que la puesta en funcionamiento del proceso logístico se ejecute correctamente. Para ello, han de contener un esquema de chequeo por parte del cliente previo a la ejecución de la puesta en marcha del proceso logístico para que estos se validen y de esta forma el cliente pueda comprobar si todos los puntos del proceso de puesta en marcha son correctos, como por ejemplo:
- El control y mapa de almacén
- Medios técnicos utilizados durante el proceso logístico.
- Horarios de trabajo del periodo de puesta en marcha del proceso
- Comprobación del sistema informático necesario
- Medios humanos asignados para el proyecto
¿Por qué es tan importante una adecuada planificación logística? 5 Claves para una planificación logística exitosa
La planificación logística tiene mucha más importancia de la que imaginas. Por ello, a continución, exponemos algunas de las razones de su utilización:
- Reduce costes de almacén: La planificación estratégica tratada como un fin y no como un medio, puede ahorrar costes de almacen a corto, medio y largo plazo (sobre todo, en estas dos últimas etapas). Esto es debido a que, tratar la logística como un fin implica un enfoque único sobre su practicidad como proceso de transporte y aprovisionamiento de mercancías y no permite ahondar en sus virtudes como medio de ahorro de costes, que permita una planificación de las actividades de la empresa de una forma más óptima. Es importante comentar, que este enfoque tiene sus riesgos ya que puede llevar a las empresas a objetivos muy agresivos de reducción de costes logísticos que pueden llegar a mermar de manera muy notable la calidad del servicio ofrecida al cliente.Pese a ello, es cada vez más un enfoque muy empleado y ofrece una ventaja competitiva a la empresa que debe analizar.Para encontrar oportunidades de reducción de costes sin que por ello sufra la calidad de servicio, podemos encontrar 4 ámbitos de actuación:
- Un adecuado diseño del catálogo de productos: un catálogo reducido hace que se logre una mayor productividad y rentabilidad. Y es que al eliminar las compras de productos de baja rotación, se puede conseguir una mayor economía de escala a la hora de realizar compras y un descenso del stock necesario en almacén,al centrarse la compañía solo en productos que vende con cierta rapidez. Es por ello, que se reduce el espacio empleado en almacén y la necesidad de personal que gestione tanto inventario, lo cual supone un sensible ahorro.
- Una correcta selección y elección de proveedores de materias primas que permitan un correcto aprovisionamiento y suministro para la empresa. Para ello, la negociación a la hora de realizar operaciones con tus proveedores es clave. Pese a ello, habrá que tener en cuenta posibles inconvenientes causados por problemas de coordinación logística con los proveedores (retrasos de entregas, lotes demasiado pequeños para ser consolidados, etc.) que pueden causar paros en la producción y continuas replanificaciones de la misma. Por tanto, una adecuada gestión de los proveedores en este sentido, puede ahorrar muchos disgustos y fuentes de pérdidas económicas para la empresa. Una solución a este tipo de inconvenientes, es la fijación o imposición de penalizaciones por incumplimiento del servicio a los proveedores de forma que la empresa pueda reducir este tipo de riesgos.
- Una conveniente gestión del almacén en la que sea posible y se contemple la externalización de servicios o de su gestión a partners especializados, ya que en muchas ocasiones, pueden ofrecer precios mucho más competitivos que los gastos soportados en este concepto por la empresa.
- Una apropiada selección y elección de empresas de transporte puede ser el último paso a tener en cuenta para conseguir una gestión logística óptima y un perfecto servicio al cliente. Para ello, habrá que tener en cuenta si el transporte se llevará a cabo nacional o internacionalmente para de este modo, negociar de forma los precios, los servicios y examinar las rutas de transporte.
- Contribuye a una correcta gestión y planificación de la demanda:
Para una correcta gestión de la demanda de productos en la empresa, se deben de tener en cuenta dos aspectos clave:
- La previsión de la demanda dentro del almacén (demand forecasting): Este factor, hace referencia a la previsión de la demanda cuando hablamos de un sistema logístico que da soporte a la toma de decisiones en la empresa en cuanto a aspectos logísticos y/o productivos. Y es que, dentro de un proceso logístico, es evidente que las empresas no pueden permanecer a la espera de pedidos para ponerse a actuar, por lo que deben anticiparse a los pedidos (y no funcionar en corto plazo, ya que habrá problemas en cuanto a los plazos de entrega) y desarrollar planes de aprovisionamiento y/o producción en función de la demanda prevista, en función de su estacionalidad, la disponibilidad de datos históricos,las tendencias del mercado o la etapa de ciclo del producto.
- La gestión de órdenes/pedidos (order managment): Este factor comprende la gestión de la entrada de pedidos en el almacén, la fecha a servir y la activación de los mismos en el almacén. Una óptima gestión de este flujo de pedidos y su documentación, puede ser fundamental para una planificación logística a largo plazo, ya que se contará con información suficiente sobre aspectos como calidad, descripción, modelo, especificaciones técnicas, cantidad, precio, condiciones, lugar y fecha de entrega de los productos comercializados o a comercializar por la empresa. Dentro de este proceso de gestión de pedidos se incluyen varias fases como son la recepción, aceptación, configuración, manipulación, consulta y archivado de los pedidos de la empresa. Además, también podemos encontramos con distintos subprocesos que tienen que ejecutarse para llevar a cabo la gestión completa del pedido como son la recepción y prevalidación, la validación y registro, el compromiso de pedido u order promising, dar de alta un pedido pendiente de cumplimentación, la consulta del estado del pedido, el cumplimentación del pedido u order fulfillment, etc. Estos subprocesos se inician siempre a petición del frontend (el encargado de traducir capacidades organizativas y servicios en valor para el cliente).
- Permite la planificación del aprovisionamiento
La planificación del aprovisionamiento es una parte imprescindible de la planificación logística en una empresa, puesto que cubre la responsabilidad de garantizar el servicio de los proveedores a esta, para que pueda ejecutar de forma adecuada sus operaciones con los menores costes posibles tanto a nivel de capital como de gestión.
Es por ello, que la planificación del aprovisionamiento debe asegurar:
- El seguimiento del cumplimiento de entregas
- La gestión operativa de entradas y su ubicación en el almacén o almacenes.
- La planificación de las entregas de suministros necesarias para poder cumplir con la programación de expediciones fijada.
- Envío de información provisional de la demanda.
- Las formas de transporte de los pedidos desde el proveedor al almacén y del almacén al cliente, así como la responsabilidad del proveedor del almacén y del cliente en cada caso.
- Determina la planificación del servicio y del stock
La planificación del servicio es la relación entre el nivel del servicio al cliente a que se ha comprometido la empresa y el coste asociado a dicho servicio para poder proporcionarlo. Es por ello, que la planificación del servicio, como parte de la planificación logística de una empresa debe ser lo suficientemente anticipada y óptima como para que la empresa tenga el stock suficiente y necesario para poder servir los pedidos a sus clientes en tiempo y forma adecuados.
Para ello, la empresa debe contar con la suficiente, maquinaria, medios de transporte y espacio de almacenamiento suficiente para el correcto funcionamiento de su actividady la planificar de forma previa, las necesidades de este tipo de factores en la misma. Por ejemplo, si se producen momentos esporádicos de incrementos significativos del nivel de pedidos, puede ser necesario la subcontratación de almacenes como los que ofrecen empresas como bluespace o trastering (este tipo de almacenes conllevan grandes ventajas para autónomos y pymes debido a su acceso directo, escalabilidad del servicio, precio competitivo, etc.), o bien la gestión logística en proyectos internacionales de empresas como transitarias, estibadoras, agentes de aduanas, etc. En este enlace, puedes encontrar más información sobre este tipo de almacenes, como por ejemplo, el almacen La Llagosta, en donde se puede apreciar esta clase de servicios y su gran utilidad para todo tipo de empresas.
Si se produce una correcta planificación del servicio y el stock, la empresa ganará confianza entre sus clientes, ganará una ventaja competitiva frente a otras empresas menos eficientes, y podrá obtener un ahorro importante en almacenes y transporte de mercancías.
Y es que una correcta planificación del servicio y del stock,(planificación del servicio objetiva y óptima) puede ofrecer información muy importante al proceso de planificación logística como son por ejemplo, las características de la demanda o las características del aprovisionamiento, es decir, la variedad de la demanda y su complejidad (ciclicidad, estacionalidad, intermitencia, tendencia, …), la frecuencia de demanda, la frecuencia del aprovisionamiento, la complejidad del aprovisionamiento, el tamaño del lote del aprovisionamiento y la incertidumbre.
